Imaginemos que estamos de viaje en una ciudad que no conocemos, intentamos ir a un destino concreto y nos perdemos por el camino. Como la intuición nos ha fallado, decidimos coger un mapa, porque con datos precisos podremos ubicarnos mejor. De esta forma, comprendemos desde dónde hemos venido, dónde estemos ahora mismo, y visualizamos lo que nos falta para llegar a nuestro destino. Con esta información conseguimos trazar la mejor ruta, cogiendo el camino más corto y rápido, siendo eficientes en el uso de nuestros recursos (energía y tiempo).
Este ejemplo es aplicable al centro educativo en el que trabajamos. Si nuestra escuela quiere llegar a un destino concreto, y de la forma más eficiente, lo mejor será dejar la intuición de lado para sostenernos en datos. Así, desarrollaremos una mentalidad estratégica, y nuestra toma de decisiones y liderazgos serán efectivos.
Eso es, precisamente, lo que aporta un plan estratégico.
Las preguntas básicas
Gracias al plan, reflexionaremos desde dónde venimos (nuestra trayectoria), hacia dónde queremos ir (objetivos), y decidiremos cómo queremos hacerlo (ruta). De esta forma, el centro será capaz de usar sus recursos (personales, materiales y funcionales) de la forma más eficiente posible, logrando así el cumplimiento de nuestros propósitos.
El plan estratégico no es un único proceso, sino que consta de dos partes independientes: por un lado, se traza la ruta y, por otro, se recorre el camino.
Por ello, este artículo-guía también divide el plan en dos partes. Por un lado, el proceso de reflexión, diagnóstico e ideación, que culminan con el diseño y desarrollo del plan. Por otro lado, la ejecución del plan, momento en que se implementan las ideas llevadas a cabo, se hace seguimiento de lo ideado y se modifican los errores.
Cómo diseñar y desarrollar un plan estratégico
Todo plan parte de una serie de motivaciones e intenciones: a través de un proceso de maduración, se analizan y dan forma a estas aspiraciones, permitiendo pasar de lo abstracto a lo concreto. Lo podemos dividir en estas cinco fases:
- Fase de análisis y diagnóstico del entorno.
- Fase de definición de misión, visión, valores y objetivos del centro.
- Fase de contraste con la comunidad educativa.
- Fase de central del diseño y desarrollo del plan estratégico (opcional: segunda fase de contraste y participación con la comunidad educativa).
- Fase de aprobación de la comunidad educativa.
Lo importante es encontrar el equilibrio entre recabar datos y reflexionar en torno a ellos, pero siempre con el foco puesto en la acción. Es decir, hay que evitar lo conocido como “parálisis por análisis”.
Fase de análisis y diagnóstico del entorno
Cuando hablamos de la cultura de un país, etnia o comunidad, hacemos referencia al pasado y presente, a sus tradiciones, valores, lenguaje, obras de arte, edificios, héroes… Lo que se hace en esta fase es lo mismo, se analiza la “cultura escolar” del centro educativo, observando todos los elementos que explican lo que lo define:
1. Problemas que se han vivido en el centro y cómo se resolvieron.
- Figuras importantes del centro y sus logros.
- Historias y mitos que se narran generación tras generación.
- Valores que las personas de la comunidad han ido transmitiendo.
- Huellas físicas de esta historia: fotos, remodelaciones, decoración, nombres de espacios escolares.
A lo largo del desarrollo de esta fase, también deberían identificarse fortalezas, debilidades, oportunidades y retos del centro educativo.
Por último, a través de esta reflexión y diagnóstico, el centro educativo debería haber identificado cuáles son las aspiraciones o intenciones que tiene. Estas aspiraciones son las necesidades o retos que la organización se marca para sí misma, las cuales irá haciendo frente a lo largo de la implementación del plan.
Si se genera una lista de aspiraciones, se podrá observar cómo surgen ciertos asuntos en común entre las ideas. El trabajo del equipo directivo o centro educativo será destilar y clasificar estas aspiraciones en temas o categorías. Gracias a ellos, se podrá tener una visión más clara de los diferentes frentes que se quieren abarcar en el plan. Más adelante, estos temas o categorías serán los títulos de las líneas estratégicas.
Fase de definición de misión, visión y valores y objetivos
La misión, la visión y los valores son la manera de definir de forma explícita la dirección (misión), los propósitos (visión) y la ética (valores) que lo representan. Si el plan estratégico es la ruta, estos elementos representan la brújula que recuerdan constantemente quiénes somos y permiten no desviarse del rumbo.
De forma paralela, en esta fase también deberían trabajarse las aspiraciones identificadas y clasificadas en la anterior etapa. Las aspiraciones son ideas, sueños o intenciones, y tienden a ser poco precisas o accionables.
Por ello, es necesario trabajar en estas intenciones, dándoles forma, transformando esas ideas en objetivos. Cada objetivo tiene que buscar un equilibrio entre la ambición y el realismo, para motivar a las personas sin dibujar una meta inalcanzable.
Contraste con la comunidad educativa y definición de objetivos
Si se quiere navegar la ruta en un mismo barco, será necesario invitar a todas las personas implicadas a bordo. A lo largo de todo el proceso, pero especialmente en esta fase, es importante una comunicación abierta con la comunidad educativa.
Es crucial que todas las personas o los agentes implicados estén al tanto de lo que ocurre y se les atienda. Como mínimo, es interesante escuchar la voz del equipo docente, las familias y el alumnado. En el mundo de la gestión, a esto se le denominaría aplicar un liderazgo distribuido, participativo y democrático.
El objetivo es que los miembros de la comunidad ayuden a elaborar, identificar o profundizar los documentos previamente redactados, aprobando y respaldando estos. Gracias a la transparencia, todo el mundo se siente a bordo del barco, permitiendo remar juntos hacia el logro de los objetivos marcados.
Al finalizar esta fase, por lo tanto, la organización debería tener claro quién es, dónde está y hacia dónde quiere ir.
Diseño y desarrollo del plan estratégico
Una vez identificado el qué, se puede pensar en el cómo. El expresidente estadounidense Eisenhower decía que “un plan no es nada, pero la planificación es todo”. Con ello lo que pretendía indicar es que seguramente las cosas (el plan) probablemente no irán como las esperamos, porque nadie puede predecir el futuro. Pero, logrando una buena planificación, es fácil adaptarse, no desviarse, o acabar haciendo algo similar a lo imaginado en un comienzo.
En esta fase, el plan estratégico se convierte en un documento muy detallado que define múltiples cuestiones y la forma de proceder: objetivos, responsables, cronología y recursos.
Esta ruta se puede dividir en distintas áreas de acción o líneas estratégicas. De forma paralela, cada línea también abarca múltiples campos, por lo que necesita dividirse en proyectos. Por último, los proyectos, para ejecutarse, requieren de una secuenciación de acciones con su correspondiente indicador de logro.
Recorriendo el camino en orden inverso, los indicadores de logro deberían indicar que se han desarrollado correctamente las acciones, mientras que estas aseguran el desarrollo de los proyectos, y estas indican que se cumple el objetivo de la línea. Si se hiciera esto con todas las líneas, el plan debería ser un éxito.
Diseño y desarrollo del plan estratégico
Una vez identificado el qué, se puede pensar en el cómo. El expresidente estadounidense Eisenhower decía que “un plan no es nada, pero la planificación es todo”. Con ello lo que pretendía indicar es que seguramente las cosas (el plan) probablemente no irán como las esperamos, porque nadie puede predecir el futuro. Pero, logrando una buena planificación, es fácil adaptarse, no desviarse, o acabar haciendo algo similar a lo imaginado en un comienzo.
En esta fase, el plan estratégico se convierte en un documento muy detallado que define múltiples cuestiones y la forma de proceder: objetivos, responsables, cronología y recursos.
Esta ruta se puede dividir en distintas áreas de acción o líneas estratégicas. De forma paralela, cada línea también abarca múltiples campos, por lo que necesita dividirse en proyectos. Por último, los proyectos, para ejecutarse, requieren de una secuenciación de acciones con su correspondiente indicador de logro.
Recorriendo el camino en orden inverso, los indicadores de logro deberían indicar que se han desarrollado correctamente las acciones, mientras que estas aseguran el desarrollo de los proyectos, y estas indican que se cumple el objetivo de la línea. Si se hiciera esto con todas las líneas, el plan debería ser un éxito.
Al final de esta fase debe haber un primer un documento que sirva como borrador para su presentación.
Aprobación de la comunidad educativa
Para finalizar esta primera parte, y dar nacimiento oficial al plan, es necesaria una fase que de valide todos los esfuerzos e ideas anteriores. Esta fase es similar a la tercera, ya que busca la aceptación, respaldo, implicación, compromiso, etc. de la comunidad educativa, invitándolos a recorrer juntos la ruta dibujada hacia el futuro imaginado.
Fuente: Ander Arce Alonso, Eneko Tejada Garitano y Urtza Garay Ruiz / theconversation.com
